Корпоратив за городом под Великим Новгородом: программа на 20-40 человек

Корпоратив в Великом Новгороде на 20-40 человек вы проводите за один день: приезжаете к полудню, проводите деловую часть, ужинаете и идёте в баню. За городом вы занимаете площадку своей компанией и не развозите людей по городу к ночи: ночевать они остаются здесь же, в домиках и номерах. Ниже разбираем сценарий дня, из чего складывается смета, что уточнить до брони и кому такой выезд не подойдёт.

Загородный формат на 20-40 человек: рамки

Группа такого размера неудобна для города. Администратор ресторана сажает вас в общий зал рядом с чужими компаниями либо предлагает выкупить площадку целиком. За городом вы получаете территорию под свою компанию: зал для рабочей части, ресторан для ужина, улицу для активностей, домики и номера для ночёвки на всю группу.

Вы выезжаете утром и к полудню оказываетесь за пределами города. Офисные разговоры затихают сами, люди снимают пиджаки в первые полчаса. Сотрудники, которые в переговорке сидят по разным углам, за общим столом оказываются рядом. Вечер длится столько, сколько нужно команде: такси к полуночи никто не заказывает, все ночуют на месте.

При 20-40 участниках корпоратив остаётся цельным. Спикера в зале слышат без сложной техники, за столом идёт один общий разговор, в баню люди идут несколькими заходами. В компании на сто человек к девяти вечера люди расходятся по отдельным кружкам, и общего вечера, ради которого всё затевалось, уже не получается.

Сценарий дня: от заезда к полудню до бани

Рабочий каркас дня выглядит просто. Вы заезжаете к полудню, обедаете, ставите деловой блок на самое ясное время, а после обеда переводите людей на улицу. На ужин команда садится за общий стол, вечер вы заканчиваете баней. Каркас вы двигаете под свою задачу: кому-то нужны два часа стратегии, кому-то хватает часовой встречи директора с командой.

Деловую часть ставьте до вечера. После ужина вы соберёте внимание разве что на награждение и короткое слово руководителя, поэтому цифры года, планы и разбор проектов разумно проговорить, пока люди трезвые и не устали от дороги.

Между деловым блоком и ужином оставляйте паузу. Людям нужно дойти до домика, переодеться, оглядеть территорию. Этот свободный час вы отыгрываете позже: команда приходит к столу вовремя и не выпадает из программы дня.

• Полдень: заезд, размещение по домикам и номерам, обед
• После обеда: деловая часть или тимбилдинг на территории
• Вторая половина дня: свободный час, переодевание
• Вечер: ужин в ресторане, слово руководителя, награждения
• Ночь: баня заходами по подгруппам
• Утро следующего дня: завтрак и выезд либо поездка в город

Что где происходит: зал, ресторан, территория, ночёвка

Деловую часть вы проводите в конференц-зале. Точную вместимость менеджер площадки называет под вашу рассадку: театральная посадка вмещает больше людей, чем круглый стол или банкетные столы, поэтому сначала решите, как вы сажаете группу, и только потом спрашивайте цифру. Состав техники в зале тоже уточняйте заранее и везите переходники под свой ноутбук.

Ужинает группа в ресторане. Меню вы согласуете под число гостей и заранее предупреждаете о тех, кто не ест мясо или держит диету. Соберите таких гостей в отдельный список и передайте его до выезда, тогда вечером за столом вопросов к вам будет меньше.

На территории проходит всё, что не помещается в зал: командные игры, прогулка, разговоры на воздухе. Ночуют люди в домиках и номерах. Так вы разводите команду по предпочтениям: кому-то нужен отдельный домик, кому-то достаточно номера.

Смета: из чего складывается цена выезда

Точную цифру менеджер площадки считает после того, как вы назовёте число гостей и формат. Однодневный выезд стоит меньше и заканчивается раньше. Вариант с ночёвкой дороже, потому что в смету заходят проживание и завтрак, зато вы получаете полноценный вечер без оглядки на дорогу.

Считайте по подтверждённым людям. Списки в корпоративном чате всегда оптимистичнее реальности: часть сотрудников отваливается за неделю, кто-то заболевает накануне. Соберите подтверждения письменно и заранее спросите у менеджера площадки, до какого дня вы можете менять число гостей без потерь.

Отдельно проговорите, что входит в базовый расчёт, а что вам посчитают сверху. Баня, дополнительные активности, аренда зала на весь день, поздний выезд из домиков: любой из этих пунктов меняет итог сметы, если вы вспомните о нём в последний момент.

• Число гостей: главный множитель всей сметы
• Формат: один день или ночёвка с завтраком
• Размещение: домики или номера
• Питание: обед при заезде, ужин, завтрак
• Баня и активности на территории
• Конференц-зал: время аренды и оборудование
• Трансфер группы от вокзала

Дорога и окрестности: М-11, «Ласточка», Кремль и Ильмень

Петербургская часть команды доезжает на «Ласточке» за 2,5 часа. Из Москвы дорога по М-11 занимает около 6 часов на машине. Разница в логистике заметная: питерцы приезжают к полудню без раннего подъёма, москвичам нужен либо ночной выезд, либо поезд.

Когда команда собирается из двух городов, назначайте одну точку сбора на вокзале и заказывайте автобус до площадки. Так вы не собираете отставших по одному и не начинаете деловую часть с получасовым опозданием.

Второй день удобно отдать городу. Новгородский Кремль стоит в центре, в Витославлицах вы смотрите деревянное зодчество под открытым небом, у Юрьева монастыря и на берегу Ильменя команда спокойно гуляет после бани. Поездку ставьте после завтрака: за пару часов экскурсии люди успевают посмотреть город и уезжают домой с ощущением поездки.

Кому такой выезд не подойдёт

Компании, которой нужен строгий конференц-день с плотным таймингом и залом на сотню участников, за городом будет неудобно. Люди приезжают отдыхать, их тянет на улицу, и удержать аудиторию в зале шесть часов подряд вы не сможете.

Не подойдёт он и тем, кто хочет закончить в десять вечера и разъехаться по домам. Обратная дорога в Москву занимает ночь, а трезвого водителя после корпоратива в команде может не оказаться. Если ночёвка невозможна в принципе, честнее собрать команду в городе.

Отдельно подумайте про команду, где половина людей не парится в бане и не пьёт. В баню тогда идёт меньшинство, остальные скучают в домиках до ночи. В таком случае просите площадку сместить акцент на активности днём и на ужин с внятной программой.

Бронирование: что сообщить площадке и что взять с собой

Заявку начинайте с четырёх вещей: дата, число гостей, формат с ночёвкой или без, время заезда. Дальше менеджер площадки задаёт вопросы про рассадку в зале, меню и баню и считает смету под ваши цифры. Декабрьские и январские даты разбирают раньше остальных, поэтому новогодний корпоратив держите заранее.

За неделю до выезда зафиксируйте финальный список гостей, распределите людей по домикам и разошлите команде памятку. Люди приезжают на природу в городской обуви, если им об этом не написать, и потом весь вечер стоят у крыльца вместо площадки.

Ответственного назначайте одного. Он держит связь с площадкой, встречает автобус, следит за таймингом и решает мелкие вопросы на месте, чтобы руководитель занимался командой и не искал удлинитель для проектора.

• Сообщить площадке: дату, число гостей, формат, время заезда, схему рассадки в зале
• Уточнить: вместимость под вашу посадку, состав техники, банный график, срок изменения числа гостей
• Собрать заранее: список ограничений по питанию, распределение по домикам, тайминг дня
• Взять с собой: удобную обувь и тёплые вещи, банные принадлежности, переходники и копию презентации, призы для награждения